
Gestão Documental

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Ambisig
- 3 Minutos

A Gestão Documental é essencial ao bom desempenho de uma empresa e um reflexo da sua organização interna
Desmaterialização de processos através da Gestão Documental
A Gestão Documental é essencial ao bom desempenho de uma empresa e um reflexo da sua organização interna. A existência de grandes volumes de informação, tanto oriundos do exterior como internos, potenciam a perda de documentos, aumenta a dificuldade em aceder rapidamente à informação e à sua localização física e dificulta o controlo dos fluxos de informação.
A nossa solução
A solução de Gestão Documental AMBISIG, o egov.WEBDOC permite a organização e utilização da informação de forma eficiente e produtiva, incentiva e desperta o sentido de colaboração e partilha de ideias e de projetos, ainda que as equipas de trabalho estejam dispersas geograficamente. O sistema agiliza todos os processos que estão dependentes de papel, apoia a gestão e o arquivo de documentos, permite efetuar a reestruturação e desmaterialização dos processos, bem como a partilha, a pesquisa e o acesso mais célere à informação, aumentando assim a melhoria da eficácia dos serviços.

Usabilidade
Na AMBISIG, possuímos elementos dedicados à análise e apresentação de soluções para cumprirem as normas de user experience de uma aplicação WEB, tendendo à apresentação da informação de forma intuitiva.
Nesse sentido, esta equipa estará envolvida na apresentação de uma solução com design gráfico atrativo, de fácil utilização, auxiliado por uma navegação simples.
A aplicação adapta-se automaticamente à dimensão do ecrã do dispositivo, seja PC, tablet ou smartphone sem ser necessário a instalação de qualquer software adicional.
A solução de gestão documental AMBISIG permite:
Assinatura de Documentos
Com recurso a certificados digitais qualificados, nomeadamente Cartão de Cidadão e Ceger ou através da Chave Móvel Digital. Permite a assinatura de documentos em bloco.
Níveis de Segurança
Acesso a documentos condicionado à classificação dos documentos e níveis de segurança do utilizador.
Gestão de Arquivo
Utilização de um plano de classificação e arquivo que observa as normas inscritas no MoReq, a MEF e a Lista Consolidada aprovada pela DGLAB.
Fatura Electronica
Implementação de acordo com as Normas sobre Fatura Eletrónica da eSPap, nomeadamente a norma técnica CIUS-PT.
Alerta de Prazos
Gestão de alertas para o utilizador definidos em função de regras de tratamento de documentos.
Delegação de Tarefas
Permite delegar tarefas entre utilizadores, de forma a gerir periodos de ausência, evitando que o tratamento dos documentos se prolongue no tempo.
Formulários e Templates
Criação rápida de documentos com base em formulários ou templates disponibilizados para preenchimento pelo utilizador.
Desenho de Processos de Negócio
Possibilidade de desenho de workflows ou da importação dos mesmos para a aplicação seguindo a notação BPM.
Entrada de Documentos
Criação de documentos através da captura de conteúdo por digitalização. Importação automática de e-mails ou a partir de aplicações MS Office diretamente para o Webdoc.
Módulo de Reuniões
Criação e gestão de reuniões. Mantém todas as formalidades de uma reunião tradicional, tal como a lista de assuntos levados a reunião, aprovações e atas de reunião, entre outros.
Vantagens do egov.Webdoc AMBISIG
Benefícios
Sem Custos de Licenciamento e User Friendly
Redução de custos
Melhoria dos Fluxos de Trabalho
Gestão mais Eficiente
Facilita o Cumprimento dos Normativos ISO
Liberdade de Configuração
Maior Segurança
Reengenharia de Processos
Interface responsivo
Fatura Eletrónica
Clientes
Clientes que já utilizam a solução de Gestão Documental AMBISIG




















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